「この前に保存したファイル、どこいったかな......?」 「似たような名前のファイルがたくさんあるけど、どれが最新だっけ?」 パソコン仕事でよくある悩みですよね。例えば、1つのフォルダー内に以下のようなファイルがある場合、どのファイルが最新なのか、ファイル名だけではまったく見分けが付きません。 何らかの変更が加わっていることは理解できますが、何がどう違うのか、訳が分かりません。 目的のファイルが見つからずに探し回る時間は、年間で何十時間にもなると言われます。とても無 … フォルダやファイル管理を行うときのコツとして、その名称の先頭文字を半角英数字にすることがあります。 それは以下の2つのメリットが … 1 PCのファイル整理のコツを身に着けるメリット ・ 仕事が効率化する ・ できる人と思われる ・ 重大なミスを防止 2 WindowsPCのファイル整理のコツ【データや書類の格納方法】 ・ 3階層目のフォルダにデータや書類は保存する ・ ファイル名のルールを作る ・ フォルダは作りすぎない まずはPCのファイルを整理するコツを身に着けることのメリットについてみておきましょう。, ファイル整理のコツを身に着けるメリットには、仕事の効率化を図れる、という点があります。毎日仕事をしていると、PCの中には書類やデータのファイルがどんどんと溜まっていきます。 一人の人が一度に抱えることができる仕事の種類はそう多くはありません。あなたの中でしっかりと仕事の内容がかみ砕けていれば、それほど多くのフォルダを作る必要はないはずです。フォルダを作りすぎると、後からファイルの整理が付かなくなってしまいます。フォルダは必要最低限にまとめるように心がけましょう。, ファイルを保存するときのコツについてみてきたので、次は保存したファイルを管理しながら活用するときのコツについてみていきましょう。これからご紹介する方法を実践するだけで、あなたのファイル管理術は大きく効率化すること間違いなしです。, ファイルを開くときには、マウスを使ってエクスプローラーをクリックして、マイドキュメントをクリックして、とやっているのなら、すぐにショートカットキーを覚えましょう。PCを操作する上では、マウスを動かしながらクリックするよりも、キーボード操作で操作したほうが早く楽にファイルが開けます。 ファイル名の先頭は【番号】または【日付】 3. 確定申告をする方は、「経費フォルダー」を作って色々な領収書を(日付をファイル名に入れて)放り込んでおくと良いでしょう。青色申告をする方は色々とちゃんとやる必要があるかと思いますが。 顧客名で見つけやすくしたいのであれば、顧客名のイニシャルを半角で先頭に入れておきましょう。ファイルの種類で整理しておきたければ、例えばアライアンスであれば[a」、営業関連であれば「e」といったように、ルールを決めてイニシャルを入れておきます。 ルールを明確にする 自分では完成したと思っても、修正が積み重なると、どれが本当の完成版なのかがわからなくなってしまいます。下書きや修正が終わって、とりあえず完成したものには、日付だけを入れるようにして「完成版」といったNGワードは入れないように気を付けましょう。, フォルダ作りのルールを決めたら、必ず後から作成するファイルはどこかのフォルダに入れるようにします。あまり後からフォルダを作りすぎないようにしましょう。フォルダを分類するということは、あなたが抱えている仕事の内容を分類して仕分けをする、ということです。 あなたが扱っている仕事の種類を分類してフォルダを作り、そのフォルダに必要な書類やデータのファイルを必ず収納するようにすれば、必要なファイルをいつでもスムーズに引き出せるようになります。, ファイルの名前を付けるときには、あらかじめ統一したルールを決める、というのも大切な方法です。ファイル名のルールを作ることで、フォルダの中に保存する書類やデータの数が増えてしまっても、簡単に引き出せるようになります。, ファイル名に含めるのは、どのような情報なのか、というのはあらかじめ決めておきます。ファイル名に必要なものは、日付と顧客名といった最重要なものの他に、ファイルの状態も記しておくとベストです。「下書き」「要修正」「チェック待ち」といった状態を入れておくことで、自分が今手を付けなければならない仕事を一目で理解することができます。, ファイル名の先頭には必ず半角の英数字を付けましょう。英数字を付けることのメリットは、ファイルを検索しやすくなるということです。フォルダの中にファイルが大量に並んでしまうと、必要なファイルを見つけるのにも苦労してしまいます。 ぜひこの記事でご紹介した方法を使って、整理をして効率的に仕事ができるように工夫してみてください。たかがファイル整理と侮ることなかれ。整理してみると、驚くほど仕事がやりやすくなっていることに驚くことでしょう。. 気が付くとPCの中にあふれかえるファイルとフォルダの山。PCのファイル整理の達人になれれば、仕事ももっと効率化するはずです。この記事では気が付くと書類に埋もれているPCの中のファイルやデータを整理して管理するコツについて詳しく解説します。, 気が付くとあふれんばかりになっているPCのフォルダやデスクトップ。とりあえず、どこに保存したらいいのかわからないから、適当に作ったフォルダやデスクトップに放置した書類の整理に、頭を悩ませている人も少なくないでしょう。 少し前から家の中の整理収納術や断捨離という言葉が流行しています。家の中と同じように、PCの中のファイルを整理するのにもコツがあります。この記事ではPCのファイル整理をして、重要なデータや書類を管理する手間を楽にする方法についてお伝えします。 また、英数字をファイル名の先頭につけていたら、ファイルを保存しているフォルダを開いたらその英数字を押して上下キーで開きたいファイルを選択したら、Enterキーを押すだけでそのファイルを開くことができます。 Flexible Renamerのダウンロードはこちら  多数のプリセットや正規表現を使ってファイルやフォルダの名前を一括で置換したり、選択した複数ファイルの属性や日付を一括で変換できるソフト。ファイルやフォルダの名前を置換する条件として用意されているプリセットは、大文字・小文字、全角・半角を相互置換するといった基本的なものから、名前の先頭や末尾を連番にしたり、先頭や末尾から任意の文字数を削除するといったものまで、全部で30種類近くもある。名前を置換する際は、置換前と置換後のファイル名が並んで表示され、確認後に置換を実行できるので、条件を誤って予期しない置換することもない。万が一間違った場合でも、元の状態に戻すための機能も用意されている。名前の置換のほか、選択した複数ファイルの属性や日付を一括で変換したり、任意のフォルダに指定サイズの空ファイルやフォルダを連番で生成する機能もある。, FenrirFS は、3つの表示モードで見やすく、あらゆるものをラベルで管理できるファイル管理ソフトです。ファイルを開かなくてもその場でプレビューできる機能や自動でフォルダを同期する機能など、多くの独自機能があります。. 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Windowsのファイル・フォルダ整理のコツ!PCで書類・データを管理する!のページです。アプリやWebの疑問に答えるメディアapplicaは、iPhoneやアンドロイドのスマートフォンアプリに加えて、WindowsやMacでのサービスの使い方や最新情報を紹介します。. 例えば「Windowsキー+E」でエクスプローラーが開きます。Windows10であれば、よく使用するフォルダーや最近使用したファイルが、エクスプローラーのクイックアクセスに表示されるので、こちらから簡単にアクセスすることができます。 この他にも、ファイルを開くのに便利なショートカットキーは「WindowsPCのファイル整理に便利なショートカットキー」にまとめましたので、そちらを覚えてマウスを使わないでファイルを開けるようにしましょう。, 不要になったファイルは削除していると思います。しかし、一度は不要だと思って削除したファイルが後から必要だとわかって慌てた、という経験を持っている人もいることでしょう。PCのゴミ箱なら30日間は保存できますが、その後は完全にPCから削除されてしまい、復元できなくなります。 フォルダを視覚的に把握することができるようになるので、ファイルの管理がよりわかりやすく効率化します。ぜひ大量のファイルやフォルダの管理に悩んでいる人は使ってみましょう。こちらのリンクからダウンロードできます。, この記事ではWindowsのPCでファイル整理をする方法についてみてきました。いつかは整理しよう、と思っているうちに気が付けばどうにもならないほどファイルが、PCの中に散乱していた、という経験を持っている人は多いことでしょう。 今回はフォルダー整理のコツを10コのポイントに分けて紹介します。後から時間をかけてファイル探しをしなくても良いように、自分なりにルールを作っておきましょう。, はじめに、フォルダー整理の基本的な考え方を3つ紹介しておきます。あくまでも個人的な意見なので、参考程度に読んで頂ければと思います。, キッチリ整理しようと思うと、たくさんのフォルダー階層を作る必要があります。しかし、階層が増えるほどクリック数が増え、時間がかかってしまいます。, この4クリック以内というのは、僕の過去の経験から掴んだことです(3クリックだと整理が難しく、5クリックだと整理の効果以上に辿り着くのが大変)。, 悪い例 「あのデータがみたい!」と思った時に、すぐに見つけられたら、仕事も気持ちよく進められます。, 今回は、効率的な仕事術の1つ、パソコンのフォルダ管理で覚えておきたい5つのコツをご紹介します。, 一見面倒そうに思えるフォルダ管理ですが、しっかりと整理整頓することによるメリットは意外と大きいです。, イギリスで実施された調査によれば、人が探し物をする回数は1日に約9回、年間にして約3300個も物を探しているそうです。, この時間を短縮できるだけで、やりたくてもできなかったもの、緊急度は低いけど重要度の高いタスクに着手することができそうですね!, パソコン検索のショートカットキーをご紹介!自分のパソコンなのにどこに保存したか覚えていない時など、効率よくパソコン内をデータ検索する際に使えるファイル操作のショートカットキーをご紹介します。, 自分の思い通りにいかず、ふとした瞬間に感じるイライラはその先も持続してしまいがち。, 自分が思ったとおりに何かが見つかる環境をつくっておくことも、仕事の効率化を考えるととても大事なことなのです。, リモートワークやテレワークで業務にあたる機会が増えている現在、データ紛失やミス防止につながる取り組みは、セキュリティの面でもとても重要です。, 顔を合わせて仕事ができない分、何かトラブルがあった時にすぐに対処しきれない可能性も高いですよね。, こうした不測の事態に備える意味でも、特に組織で共有するフォルダの管理・整理整頓は日頃から意識しておくと良いでしょう。, その時々でフォルダリングしても、気づけば、PCの中に開かずの間が存在しているなんてこともザラにありますよね。, 自分のパソコンをのぞいてみて「フォルダがカオスだ!」と思う人は、まとまって時間が取れそうな時に、一気に片付けてみましょう。, 日々フォルダ管理を意識していても、フォルダ構造が実に深層までつくられてしまっていることがあります。, フォルダの階層が深ければ深いほど、求める資料にたどり着くまでのクリック数が増えてしまいます。, コツ1の通り、3階層・4クリックを意識して、どのような項目でフォルダつくるのかを決めましょう。, よく使うフォルダやファイルをリストの一番上に来るよう構成すると、より効率が上がります。, フォルダ内を整理していくうちに、いらない画像やすでに別のサーバーやクラウドにバックアップされている資料などが出てくることもありますよね。, 過去1年開いていないファイルや、すでに更新されていて、バックアップの必要がない資料などは、この機会に断捨離してみましょう。, 定期的に見直し断捨離しておくと、パソコン内のデータが減り、処理スピードも上がりますよ。, 進行中のプロジェクトなど、一時的によく使うフォルダは、決めたルールに合わせてフォルダを作り、サイドバーに置いておくのもおすすめです。, Windows10では、該当のフォルダを右クリックし、「クイック アクセスにピン留め」をクリックしましょう。, 一時的に大量発生する画像や統計データファイルなど、「今はかなり使うけど、今後は使わないファイル」は、一時保存フォルダを作成し、放り込んでいくと効率的です。, このフォルダは便利ですが、定期的に削除するなど整理をしないと、今度はこの一時保存フォルダの中でカオスになってしまいます。, プロジェクトや作業が終わるごとに、ゴミ箱へ移動させるか、フォルダリングするかを判断し、整理しておきましょう。, いざフォルダ整理をする際に、1つずつフォルダの名前を変更していくのはちょっと億劫で面倒ですよね。, まずは名前を変更したいフォルダ・ファイルを選択。リストの一番上のものを選択しましょう。, そのあと「Tabボタン」を押すと次のファイルへカーソルが移動し、そのまま連続して名称変更ができます。, 名前を変更したいものを選択しEnterを押せば、マウスを使わずとも名前を変更できるので、↑↓のボタンを駆使して、手早くリネームしていきましょう。, リネームしたいフォルダ・ファイルをリスト内ですべて選び、F2ボタンを押して一番上もしくは一番下のものを選択し、そのまま名前を変更します。, Enterを押すと、選択した範囲のフォルダ・ファイルの名前が一括して変更され、(1)、(2)とナンバリングされます。, リネームしたいフォルダ・ファイルをリスト内ですべて選び、右クリック。「●項目の名前を変更」をクリックします。, 「テキストを置き換える」「テキストを追加」「フォーマット」から、一括変更の条件を指定できるので、任意の形でリネームしましょう。, 定期的に一時保存フォルダを整理したり、1日の終わりには、デスクトップも整頓したりするなど、気持ちのよいPC環境を整えましょう。, 仕事効率に直結するとわかっていながらも、なかなか時間が取れないPCのフォルダ管理。, リモートワークや自宅勤務が続き、少し時間に余裕のある今、ぜひPCのフォルダ整理に着手してみてはいかがでしょうか。, モアキャリー編集長。キャリアコンサルタント。新卒採用コンサルティングの営業を経て、ひとりひとりが『自分らしく輝ける働き方』を見つけ、実現できる社会をつくりたいと思い、モアキャリー編集部の立ち上げにジョイン。キャリア相談については「とことん1on1」がモットー。旅行、釣り、スポーツ、読書など、いたって多趣味。, morecareee[モアキャリー]あなたらしいライフキャリアが見つかる働く女性の情報メディア. コツ2|フォルダ名やファイル名の先頭文字は半角英数字にする. 一般的なファイル名の使用 2. ファイルを保存するドライブを1階層目、その下の2階層目にあなたが扱うファイルの種類ごとのフォルダを作り、次の3階層目にファイルを保存します。 また、PCのアカウントのすべての場所から削除されたファイルがゴミ箱の中にあるので、復元したいファイルがどこにあるのか探すのも大変です。 Windows10にはそれまでのPCにはなかった便利なおすすめ機能がたくさんあります。この記... 皆様のお役に立てる情報をお届けするために日々精進していきます。どうぞよろしくお願いします。, たかがファイル整理と侮ることなかれ。整理してみると、驚くほど仕事がやりやすくなっていることに驚くことでしょう. そこで、後から不要だと思ったファイルが必要だったと慌てないようにするために、フォルダの中にゴミ箱用のフォルダを作成することをおすすめします。PCのゴミ箱と違って、自動的にPCから削除される心配はなく、後から必要だと思ったら30日を過ぎても簡単に復元できます。 デスクの上や引き出しの中と同じように、普段からPCの中も整理整頓して、必要なファイルをすぐに引き出せるようにしておく人は、それだけで仕事ができる人だと周りから思われます。そして、小さな信頼を積み重ねていき、やがて大きな仕事を任される人材に成長していくのです。, 必要なファイルを常にPCの中で整理整頓しておけば、必要なファイルを間違えて削除してしまった、というミスを犯しにくくなります。書類やデータのファイルの中には、間違えて失くしてしまうと会社の存続にかかわるレベルの重大な内容のものもあります。 1年間にものを探す時間は150時間ともいわれています。探し物をする時間を一番減らす方法は探さないことですがw、それはムリですので早く見つけられるようにするのがポイントですね。今回はファイルを早く見つけられるためのフォルダ整理のコツを紹介します。 一度放置し始めると、デスクトップにはいつしか放置されたファイルでいっぱいになってしまい、収拾がつかなくなってしまいます。デスクトップに保存するのは一時的な措置にして、こまめに本来あるべき場所へ移動させるように心がけましょう。, 資料などをダウンロードすることは良くあります。ダウンロードしたファイルはダウンロードフォルダに一度入りますが、そのまま放置するのは絶対にやめましょう。ダウンロードしたらすぐに該当するフォルダへ移動して整理することが大切です。 コツ2|フォルダ分け・ファイル名のルールを決める. 例えばこの図のようにダブリのあるフォルダー階層にしてしまうと、後から「会議資料のとこに入れたっけ?プロジェクトAのとこだっけ?」と見つけるのに苦労します。, 後から探すときに「あの資料は、このフォルダーにあるはずだ」とすぐに分かるような明確な振り分けルールを作るようにしましょう。, フォルダー数が増えれば増えるほど、目的のファイルを探すのが大変になります。そこで、使わなくなってきた古いフォルダーは「過去フォルダー」にまとめます。, このとき「2017-07-09までの◯◯」というように日付をつけてまとめると、後から探すときに楽になります。, この3つを守るだけで、ある程度スッキリとしたファイル整理ができるはずです。以下でもう少し具体的なコツをまとめていきたいと思います。, よく使うファイルへ4クリック以内に辿り着けるように、いつも開くフォルダーをサイドバーに置いておきます。これだけでかなりの時間節約になります。, このサイドバーへのフォルダーの追加は、WindowsでもMacでもできます。Windows10以降では「クイックアクセス」という機能になっていますね(クイックアクセスの使い方)。, こちらはMacの場合のサイドバーへのショートカットの追加方法です。Windowsでも同様にフォルダーのドラッグで追加ができます。, 僕の場合、これにより目的のフォルダーまで4クリックで辿り着けるようにしています 。, 具体的には、2ケタの数字をフォルダー名の先頭に書くことで、簡単に並び順を操作することができます。, ただし、フォルダーがどんどんと増えていく場合には、2ケタ数字をつけるのは向いていません。後から並び順を気軽に変えることができないからです。, フォルダーがどんどんと増えていくような場合には、ファイル名の先頭に日付をつけて整理するのが良いでしょう。, これにより名前順に並べれば「いつのデータなのか」がすぐに分かります。例えば「案件ごと」にフォルダーを作って整理する場合なんかには、この方法が有効ですね。, 1つのフォルダー内でファイルがどんどん増えていく場合には、ファイル名の先頭に日付をつけるのがおすすめです。, Google日本語入力を使っている場合、「今日」と入力して変換することで、簡単に日付を打ち込むことができます。, 探しやすさを保つために、ある程度 数が増えてきたら「過去フォルダー」を作ってそこに放り込みましょう。, なお、これはフォルダーだけではなく、ファイルが増えてきたときにも行うべき作業かと思います。, 資料や制作データを作っていると、ボツを食らう度にファイルが増えていきます。そんなときには、ボツフォルダーを作り、一旦その中に入れておきましょう。, フォルダー名を「ボツ」にしておくことで、後から見たときに「最終データ」と間違える心配が無くなります。, パソコンで作業をしていると「一時的に必要だけど、今後使うことはないファイル」を保存することがあります(よね?)。, そこで僕は「ジャンクボックス」という名前のがらくた箱的なフォルダーを作っています。ファイル名までひどい。, 定期的にジャンクボックスのファイルを捨てるのも良いかと思いますが、僕は一応ポータブルHDDに入れて取っておいてあります。保存した日をファイル名に入れておくと分かりやすいですね。, ここからは「作業の内容」や「パソコンの使い方」によって異なることかと思うので、参考までに。, デザイナーやインターネットで記事を書いている方なんかは、写真やイラスト、アイコンなどの素材を保存することがよくあると思います。これが結構グチャグチャの原因になるんですよね。, 個人的におすすめなのは「ライセンス明記などの利用条件ごと」「素材種類ごと」というように分けることです。, これで後から使うときに「この素材って商用フリーだっけ?」や「ライセンス明記がいるんだっけ?」などと迷うことがなくなります。, 確定申告をする方は、「経費フォルダー」を作って色々な領収書を(日付をファイル名に入れて)放り込んでおくと良いでしょう。青色申告をする方は色々とちゃんとやる必要があるかと思いますが。, クリエイティブ系の仕事に携わっている方は「インスピレーション・フォルダー」を作るのがおすすめです。, グッと来た画像や作品などを、ジャンル別に保存しておくというものです(もちろん自分が楽しむ範囲で)。, 社内の何人かでフォルダーを共有しているような場合には、より明確にルールを決め、共有しておく必要があります。, ミーティングなどでルールを決め、さらにいつでもルールを確認できるように、入り口となるフォルダーに解説ファイルを置いておくと良いでしょう。, 皆が忘れがちなルールについては、空のテキストファイルをつくり、ファイル名で警告するのも1つの手段ですね。, どんな工夫をするべきかは「共有するファイルの種類」や「何人で共有するか」によって変わってきますね。また、良い方法を見つけたら追記します。.

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